UA-49580755-1

“Az Elég Jó Vezető” – 23. rész – meetingvezetés pandémiában

A klasszikus vicc szerint a tér, a tömeg és az idő között egyszerű az összefüggés: ha jó az idő, a tömeg lemegy a térre. Ezt mondjuk az utóbbi, maradjotthonos-karanténos évben ritkán mondhattuk volna el magunkról, de az is igaz, hogy épp nem a megszokott, három dimenziós életünket éljük. Biztonsági okokból belemásztunk a monitorjainkba és egymás kétdimenziós képét figyelve próbáljuk elvégezni ugyanazokat a feladatokat, amikhez előtte már jól kialakítottuk a személyes módszertanunkat.

Kezdjük a leglényegesebb online-offline különbséggel, mégpedig a fizikai jelenlét hiányával. Elég régi és sokat vitatott kutatás fűződik Mehrabian nevéhez, aki azt vizsgálta, hogy az egyes kommunikációs csatornáknak milyen szerepe van abban, hogy mennyire pontosan kódolja a fogadó fél az érzelmeket az üzeneteinkben. A kimondott szavak, a hangunkban hallható (vokális) elemek és a testünkön látható, nonverbális jelek így járulnak hozzá az üzenetátadás hatékonyságához:

Vagyis csak akkor van 100 százalék esélyünk, hogy átadjuk az érzéseinket, ha három dimenzióban, teljes fizikai valónkban jelen vagyunk, mert egy csomó, ki nem mondott kommunikációs jelzést is leadunk (például látja a testtartásunkat, érzi, ha közelebb léptünk vagy éppen elkezdtünk izzadni a stressztől). Viszont ha telefonálunk, akkor csak 38+7=45 százalék esélyünk van, hiszen a testünk jelzéseit nem veszi a másik fél és

ha csak egy emailt írunk, akkor 7 százalék az esélyünk, a puszta szavak a rendkívül egyszerű üzeneteket viszik csak át.

Ha dobunk cseten egy napszemüveges szmájlit, akkor nem tudom mennyi az esélyünk, mert ez negyven éve még nem volt kutatási kérdés.

Na de vissza az online meetingekhez. Ott ugye jó esetben halljuk egymás szavait, tehát van 45 százalékunk (bár a klasszikus 2020-as szállóige szerint „you are on mute”, hát nem is mindig halljuk egymást) és látunk egymásból valamit (feltéve, hogy kapcsoltunk kamerát, ez külön is megérne egy misét).

Mit is látunk egymásból? Egy kétdimenziós arcképet gardróbszekrény, konyhapult vagy könyvespolc előtt, rosszabb esetben virtuális háttér előtt hullámzó arcéleket.

Nem látunk kézmozdulatokat, testtartást, izomrándulást, de sokszor még az arckifejezéseket se, hiszen minél többen vagyunk egy meetingben, annál kisebb a kép.

Vagyis nagyjából a teljes 55 százaléknyi nonverbális segítséget elvesztettük. Egy vezetőnek, akinek heti egy meetingje van a (vezetői) csapatával és abból szeretné érzékelni, hogy ki hogyan van, ez nagyon nagy érvágás, tudatos készülést és a meetingvezetés módszertanának megváltoztatását igényli.

A különböző babaviselkedés-kutató laborok beszámolóiból mára bizonyítottan tudjuk, hogy a számítástechnikai eszközök használata megváltoztatja az emberi agy struktúráját. Persze babáknál, amikor még nagyon formálható az agy, gyorsabban, mint felnőtteknél, de azért azt hiszem, sok olvasó egyetért velem abban, hogy ebben az utóbbi egy évben a monitorja előtt ülve jó néhányszor érezte magát bénának, süketnek, tehetetlennek, a nap végére tompának, kimerültnek.

Németh Zoltán, DrPrezi, kommunikációs szakember és előadástechnikai tréner, aki társszerzőm a most következő online-meeting vezetési modellben, így jellemzi az online teret: „Mint egy másik bolygó, ahol nehezebben kapsz levegőt és gyengébb a gravitáció – a teljes létezésed, mozdulataid és dinamikád is újra kell tervezned.”

Ráadásul a különböző személyiségtípusokra különböző mértékben is hat ez a fajta súlytalanság. A legegyszerűbb tipizálást alapul véve úgy vettük észre, hogy az online térben az extrovertáltak fizikai kommunikációban érezhető előnyei csökkennek, szokatlan nekik az egyedüllét és az önértékelésük csökken home office-ban, míg az introvertáltak akár fel is bátorodhatnak, könnyebben elbújnak egy online meetingen és jobban érzik magukat a home officeban.

Vezetőként mit kezdjünk mindezzel?

Összeszedtünk néhány tippet extrovertált és introvertált vezetőknek, ami segíthet kezelni a monitor másik felén azonosított extrovertált vagy introvertált meeting-résztvevőt. Természetesen minél kisebb a csoport, annál könnyebb az egyedi bánásmód, de még nagy csoportnál is javasoljuk a résztvevők egyenkénti felmérését és megszólítását, mert a fizikai távolságok miatt a tagok között sincs kapcsolódás, azt is mi, a beszélgetés vezetői teremtjük meg. 

Díjugratás: extrovertált vezető, extrovertált beosztott

Veszélyek: rivalizálás kialakulása, sértődöttség (de nem is biztos, hogy látszik rajta), kialakulhat egy végeláthatatlan small-talk is (elúszás), be tudnak húzni ötletelésbe és átcsúszhat a meeting workshopba.

Megoldások: tartsd erősen a fókuszt a meeting célján, a tervezésbe vedd bele a belső időket is (pl. 30 percnél hol kell tartanom a meetingben), adj teret a másiknak (az egóját ne korlátozd), de szabj pontos időkereteket (pl. „fél percben foglald össze az ötletedet, kérlek”), a small-talkra adj meghatározott időt a meeting elején.

Kertészkedés: extrovertált vezető, introvertált beosztott

Veszélyek: a vezető észre sem veszi az eltűnt introvertált beosztottat (pláne ha még a képe is eltűnik), nem vonja be, nincs interakció, nehezen érzékeli az érzelmi töltetet.

Megoldások: külön legyen a fejedben az a pár név, akit nem hagyhatsz egyedül (akár jegyzetet is készíts), hozd időnként felszínre az érzéseket is („Hogy indult a napod?”, „Mit szólsz ehhez…?”), mutasd meg, hogy figyelsz rá és emlékszel a neki fontos dolgokra.

Folyószabályozás: introvertált vezető, extrovertált beosztott

Veszélyek: nehéz vezetőként tartani a fókuszt, mert az extrovertált beosztott át akarja törni a gátat, az ötleteknek és érzéseknek túl sok teret ad, félbeszakítások és egyszerre beszélések kezelése, határidő kezelések, az extrovertált keretek közt tartása.

Megoldások: tisztázzátok a kereteket az elején, akár szabályokat is fektessetek le (pl. ki mikor szólhat bele vagy jelentkezni kell), allokálj külön időt az ötletekre és oda terelj mindent, légy résen minden percben, emlékeztesd magad is a szabályokra és a meeting céljára.

Sakkjátszma: introvertált vezető, introvertált beosztott

Veszélyek: körülményes kezdés, lassú tempó, túlzottan a részletekbe csúsznak bele, elveszik a fókusz (szőrszálhasogatás), elharapódzó infóéhség (introvertáltak többre vágynak az alaposság miatt).

Megoldások: add át a lehető legtöbb infót előre (hagyd, hogy magának feldolgozza), kezdd a meetinget azzal, hogy mi a célja, írd le magad elé jól láthatóan a meeting célját, kövesd nyomon, hogy arra mentek-e még, globális nézőpontból vezesd a meetinget.

Másik műfaj

Talán mindezeken felül a legfontosabb, hogy ez egy másik műfaj,

online meetinget vezetni az sem feltétlen tud, aki offline egyébként profin csinálta.

Legyünk tisztában azzal, hogy az egész közeg tompább, mintha a monitorba bújva bedugulna a fülünk, egymástól elszakítva ülünk, a technikai elemek elvonják tőlünk az időt és visszajelzés sincsen, érzelmeket sem közvetítenek felénk a túloldalról – emiatt sokszor több erőfeszítést teszünk és kevesebb a hatás, mint offline esetben.

De mindezekkel együtt is, a szervezeti célokért és a kollégáinkért vállalt felelősség érdekében legyünk mi, a vezetők azok, akik megteszik az extra mérföldet és ha kell, átugorják saját (extrovertált vagy épp introvertált) árnyékaikat az online meetingek megtartása terén is.

Ez az írás „Az elég jó vezető” című sorozat huszonharmadik része. Az előző részek a sorozat weboldalán olvashatóak vissza.

A cikk eredetileg a Forbes.hu-n jelent meg 2021. január 26-án.

Szólj hozzá!